Разделы
Органы архивного дела и делопроизводства и система государственных архивных учреждений
Дзяржаўны кантроль у галіне архіўнай справы і справаводства
Архивное дело
Нормативная база
Архивные справочники
Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь
Тематические разработки и базы данных
Генеалогия
Археография
Геральдика
Услуги
Административные процедуры
Образование
Журнал «Архивы и делопроизводство»
Каляндар знамянальных і памятных дат па гісторыі Беларусі
Становление белорусской государственности в 1918-1920-х годах
Главная Новости отрасли

Новости отрасли

21 ноября 2018 г.
7 и 8 ноября 2018 г. в Москве состоялась ХХV Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики». Конференция была организована Евроазиатским региональным отделением Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), Федеральным архивным агентством России (Росархив), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Венгрии, Германии, Казахстана, Китая, Кыргызстана, Молдовы, России, Финляндии, Узбекистана, всего более 200 человек.

От архивной системы Беларуси в работе конференции приняли участие консультант отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент), главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Т.В.Столина, заместитель директора Национального архива Республики Беларусь Е.А.Стуканова, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбаков.

С приветственным словом к участникам конференции обратились статс-секретарь – заместитель руководителя Федерального архивного агентства России О.В.Наумов, председатель ЕВРАЗИКИ директор Национального архива Армении А.С.Вирабян, президент Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) Е.И.Пивовар, референт Управления информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации А.С.Степанов.

Представленные доклады и выступления были посвящены преимущественно двум основным темам: «Управление документами в условиях цифровой экономики» и «Роль архивов в формировании глобального информационного пространства». А.Е.Рыбаков (член оргкомитета) выступил с докладом «Идентичность и аутентичность электронных документов» (пленарное заседание), Т.В.Столина и зам. директора Национального архива Беларуси Е.А.Стуканова – «Участие Национального архива Республики Беларусь в формировании Фонда цифровых копий архивных документов». Всего в рамках пленарного заседания, панельной дискуссии и круглых столов было заслушано в общей сложности более 60 докладов и сообщений.

Заместитель руководителя Росархива О.В.Наумов в своем выступлении отметил важность не только решения проблем законодательного регулирования создания и использования электронных документов, но и понятийного аппарата, применяемого в этой сфере для того, чтобы архивисты и IT-специалисты разговаривали на одном языке. Важной является также необходимость унификации требований к разным системам электронного документооборота (СЭД), так как длительное время при разработке таких систем главную роль играли IT-специалисты, которые не принимали во внимание законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства.

О.В.Наумов также проинформировал коллег об изданном распоряжения Правительства Российской Федерации, согласно которому планируется строительство филиала Государственного архива Российской Федерации в г. Обнинске, на площадях которого планируется размещать документы как на бумажных, так и электронных носителях.

Важность решения задач по сохранению документации в электронном виде в долгосрочной перспективе отметил президент РГГУ Е.И.Пивовар. В качестве примера потери документной информации он вспомнил активно внедрявшиеся в 1970-ых гг. автоматизированные системы управления (АСУ), основанные на использовании перфокарт и перфолент. К настоящему времени записанная на этих носителях информация, равно как и сами носители не сохранились, содержавшаяся в них документная информация утеряна безвозвратно.

А.С.Степанов обозначил широкий круг проблем требующих решения: необходимость разработки нормативного и методического обеспечения, связанного с удостоверением, долговременным хранением и уничтожением электронных документов, определением статуса электронного документа, не подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП) в системах доверенного документационно-информационного обмена (в том числе при работе с обращениями граждан, выполнении административных процедур), определением статуса гибридных дел и входящих в их состав документов в условиях смешанного документооборота и др.

Директор ВНИИДАД Н.Н.Куняев в докладе «Проблемы управления электронными документами в условиях цифровой экономики и роль ВНИИДАД в их решении» остановился на основных разработках этого научного учреждения в соответствующей сфере, предполагаемых к завершению в 2018 и последующих годах: научный доклад «Документоведческие и архивоведческие аспекты проблемы электронных документов», новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», новый перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, типовые функциональные требования в СЭД, стандарты серии ИСО 30300 и др.

Заместитель начальника четвертого отдела Научно-исследовательского института архивоведения КНР (КНИИА) Чжан Щуся в докладе «Исследования при сдаче в архив электронных документов, создаваемых в рамках межведомственного согласования в сети электронного правительства» отметил, что для хранения электронных документов в архиве китайскими архивистами избран формат XML. В этой связи возникают следующие вопросы: нужно ли унифицировать формат для архивного хранения электронных документов; нужно ли все поступающие в архив файлы конвертировать в формат XML; кто будет нести ответственность в случае обнаружения несоответствий в документах?

Директор филиала Национального архива Финляндии в г. Турку Вели-Матти Пуссинен в докладе «Актуальные направления деятельности Национального архива Финляндии» проинформировал коллег о том, что в 2019 году вместо ныне действующего Закона об архивах 1994 года планируется принять новый Закон об управлении информацией. Закон допускает «скрининг» аналоговых документов, что позволит избежать строительства новых зданий для их хранения. По предварительным подсчетам оцифровке может быть подвергнуто до 80-90% новых материалов, передаваемых в государственные архивы, после чего их бумажные оригиналы могут быть уничтожены. Уничтожение разрешается в том случае, если аутентичность и целостность оцифрованных документов не подвергается риску, а также обеспечивается их доказательная сила. Массовую оцифровку предполагается провести в 2020-2030-ых гг.

Вместе с тем, в процессе неформального обсуждения этого вопроса с участием начальника направления по развитию и связям с Россией и странами бывшего СССР, руководителя проекта по микрофильмированию Национального архива Финляндии Д.Фролова, было выяснено, что новый закон предусматривает соответствующие процедуры только в отношении документов, не имеющих научно-исторической ценности. Именно документы, имеющие научно-историческую ценность, подлежат приему на постоянное хранение в государственные архивы Республики Беларусь, в отличие от Финляндской Республики, архивы которой принимают на хранение весь комплекс образовавшейся в деятельности источников комплектования документации, в том числе документы временного хранения. В 2019 году финские архивисты планируют разработать критерии определения научно-исторической ценности документов. В Беларуси такие критерии давно разработаны, закреплены в нормативных правовых актах и применяются на стадии отбора документов для передачи на хранение в архив организации и в последующем – на хранение в государственный архив.

Вопросы взаимодействия архивистов и специалистов в сфере IT, единого понимания ими профессиональной терминологии остро прозвучали в докладе начальника Государственной архивной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики. В действующем в этой республике законодательстве закреплено техническое понимание электронного документа, в то время как задачи по нормативно-методическому обеспечению документационного обеспечения управления и архивного дела возложены на архивную службу, что создает неразрешимую коллизию.

В докладах директора Российского государственного архива научно-технической документации М.А.Власовой «Архивы в эпоху цифровой трансформации: состояние и перспективы развития» и управляющего партнера группы компаний «ТЭЛОС АРХИВ», члена Общественного совета при Росархиве А.В.Рыкова «Управление документами в условиях цифровой экономики: готова ли Россия к “тектоническому сдвигу”» внимание было обращено на специфические электронные документы, не обладающие признаками официальных документов (он-лайн презентации государственных органов, посты в социальных сетях, электронная переписка, видеоролики в You-tube, созданные лицами, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, и т.п.). Эти документы не всегда подписываются квалифицированной электронной подписью, а иногда и вовсе не имеют никаких подписей и иных атрибутов официальных документов. Однако, с точки зрения докладчиков, они имеют не меньшую, а подчас и большую научно-историческую ценность, нежели принимаемые на постоянное хранение в архивы официальные документы, так как более полно отражают важные стороны социально-экономической и общественной жизни. Это ставит перед архивистами задачу пересмотра и уточнения профессиональной терминологии, выработки позиции в отношении соответствующей документированной информации.

Зам. директора ВНИИДАД Е.А.Романова в докладе «Проблемы нормативного правового регулирования работы государственных архивов с электронными документами» обратила внимание на терминологические проблемы, связанные с разработкой нормативных актов по организации хранения электронных документов в России. В частности, они заключаются в отличном понимании понятия «электронный документ» в делопроизводстве и архивном деле (в первом случае – управленческая документация, во втором – управленческая, научно-техническая, аудиовизуальная и иная документация, представленная в электронном виде), специфичности понятий «копия» и «дубликат» в отношении электронных документов и др. В связи с быстрым изменением носителей и форматов Е.А.Романова выдвинула весьма спорное предположение о нецелесообразности закрепления требований к ним в нормативных актах по организации хранения электронных документов. Также она проинформировала о признании в качестве единицы хранения в архиве электронного дела, при организации учета которого целесообразно принимать во внимание объем информации.

Директор Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан А.Х.Мустафина проинформировала коллег о том, что в Казахстане разработаны единые для всех организаций Правила документирования, управления документацией, учета и использования документов, которые распространяются как на бумажные, так и электронные документы. Разработана единая для всех ведомств система передачи документов из СЭД в архив электронных документов (по описям). К 2020 году планируется завершить создание единого архива электронных документов, что позволит замкнуть их полный жизненный цикл – от создания до передачи в архив и организации архивного хранения.

Научный сотрудник второго отдела КНИИА Ду Линьлинь свой доклад посвятила использованию штампа времени в архивном деле («Исследование по применению таймстампа для обеспечения надежности электронной документации»). Согласно закону КНР «Об электронной подписи» критериями достоверности электронных документов являются эффективный доступ к информации и обеспечение сохранности и подлинности содержания этих документов с момента создания. Достоверность достигается за счет правового обеспечения, организации управления и технического обеспечения. Одним из средств обеспечения достоверности является штамп времени (как и в случае с ЭЦП используется хэш-код), который уже активно применяется, например, в финансовой отрасли и авторском праве (за последние 10 лет выдано более 500 млн. таких штампов). В архивном деле первое применение штампа времени для контроля управления электронными документами и процедуры передачи в архив было зафиксировано в 2015 г. Главной проблемой здесь является поиск надежного поставщика, в связи с чем КНИИА самостоятельно начал формировать предоставление таких услуг. Один экземпляр штампа остается в КНИИА, другой передается обратно в региональный (государственный) архив. КНИИА обладает сервером и необходимыми аппаратными устройствами для формирования штампа. Установить точно, применяется ли данная технология по отношению к принимаемым в архив изначально созданным электронным документам либо по отношению к цифровым копиям бумажных архивных документов, не удалось.

Доцент кафедры истории государственных учреждений и общественных организаций РГГУ Л.Н.Варламова свой доклад «Государственная система управления документами: прихоть или потребность времени?» посвятила вопросу необходимости создания в России единой системы управления документами, аналогичной советским ЕГСД и ГСДОУ, и разработки соответствующей концепции. В качестве первого шага в этом направлении она назвала новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, которые будут распространяться на все государственные организации, а не только на федеральные органы исполнительной власти. В условиях цифровой экономики важным она назвала также включение в профессиональные образовательные стандарты по подготовке специалистов в сфере IT специальных дисциплин, посвященных технологии ДОУ.

Как всегда проблемным и нетривиальным получился доклад ведущего эксперта по управлению документацией компании «Электронные офисные системы» Н.А.Храмцовской «Законодательные инициативы в рамках цифровой экономики». Прежде всего, она проинформировала коллег о деятельности рабочей группы в Сколково, которой подготовлен проект изменений в закон «Об информации». Подготовленный специалистами в сфере IT проект предусматривает возможность сканирования бумажных документов по установленным правилам с последующим уничтожением бумажных экземпляров временного хранения. Проект также предусматривает возможность миграции и конверсии электронных документов. Традиционно сложным в деятельности рабочей группы оказался вопрос терминологии и последствий ее закрепления в нормативных актах и применения на практике. С учетом того, что закон запрещает уничтожение документов Архивного фонда, разработчиками проекта предложено обойти этот запрет путем разрешения уничтожения информации. Такой подход не приемлем для входящих в состав рабочей группы управляющих документацией и архивистов, в связи с чем работа над проектом пока ограничивается преимущественно «терминологическими баталиями».

Революционными назвала Н.А.Храмцовская готовящиеся в настоящее время предложения Минтруда России в части, касающейся организации кадрового документооборота. Рабочая группа этого государственного органа признала избыточность кадрового документооборота, предложила перевести трудовую книжку работника в электронный вид и перейти к организации электронного надзора за соблюдением трудового законодательства. Подготовлены изменения в Трудовой кодекс – с 1 января 2020 г. сведения о трудовой деятельности работника будут собираться в Пенсионном фонде России и передаваться туда нанимателями в режиме он-лайн (на следующий день после наступления соответствующего события). Правительством уже дано поручение Минтруда разработать форму предоставления сведений о работнике. В Пенсионном фонде все кадровые документы будут храниться в течение жизни работника, в организациях их создавших – в течение 3 лет после увольнения работника (данная норма будет распространяться только на документы, созданные после введения соответствующих изменений в действие). Бумажные трудовые книжки планируется раздать работникам в качестве памятных сувениров.

Анализ прозвучавших на конференции докладов представителей стран-участниц и состоявшихся дискуссий позволил сделать следующие основные выводы:

1. В условиях цифровой экономики одной из важнейших и первоочередных является задача унификации терминологического аппарата, применяемого в сфере электронного документооборота и архивного хранения документов в электронном виде, однозначность понимания используемых понятий документоведами и архивистами, с одной стороны, и IT-специалистами, с другой. Неоднозначность понимания терминов, закрепленных в нормативных правовых актах, неизбежно приведет к противоречиям при применении норм на практике и непредсказуемым последствиям, в том числе к утрате документов, имеющих непреходящую научно-историческую ценность. Управляющие документацией и архивисты должны активно участвовать в разработке нормативных правовых актов в сфере информационно-документационного обмена, ставить задачи перед специалистами в сфере IT при разработке ими программного обеспечения соответствующих информационных систем. Целесообразным представляется также включение в образовательные программы подготовки IT-специалистов специальных курсов по технологии ДОУ.

2. С точки зрения перспектив организации архивного хранения электронных документов актуальной задачей является унификация требований к ведомственным СЭД, которые должны учитывать требования законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. В этом контексте подход белорусских архивистов, предусматривающий включение основных функциональных требований к ВСЭД в проект Правил работы с документами в электронном виде в государственных органах, иных организациях, представляется оправданным.

3. Нормативно-методического решения требует вопрос распределения ответственности в случае обнаружения расхождений при миграции и конвертации документов, передаваемых или переданных на хранение в архив, а также определения статуса таких документов. В этом контексте видится целесообразным рассмотрение вопроса о введении в нормативно-методическую базу понятий идентичности и аутентичность экземпляров документа, в том числе при создании электронных копий бумажных документов (сканов). С учетом сохранения в среднесрочной перспективе смешанного документооборота важной видится также задача определения статуса сканов бумажных документов, созданных в организациях при формировании гибридных дел.

4. Зарубежный опыт показывает, что документы, имеющие научно-историческую ценность должны сохраняться на тех носителях, на которых были изначально созданы. В отношении таких документов на бумажном носителе создание цифровых копий (сканов) возможно лишь в целях обеспечения оперативного их использования (фонда пользования) и обеспечения сохранности бумажных оригиналов, то есть оцифровка ценных бумажных документов не должна сопровождаться их уничтожением.

Оцифровка с последующим уничтожением бумажных оригиналов возможна лишь в отношении бумажных документов временного хранения. При этом должны быть установлены требования, позволяющие подтверждать юридическую силу, идентичность и (или) аутентичность электронных копий.

Таким образом, зарубежный опыт показывает несостоятельность аргументации, выдвигаемой рядом должностных лиц государственных органов, поддерживаемых специалистами в сфере IT, о возможности решения проблемы нехватки площадей для хранения бумажных документов в государственных архивах путем их оцифровки с последующим уничтожение бумажных оригиналов. В частности, актуальными остаются вопросы создания государственного архива в г. Минске и строительства здания для него.

5. Большинство современных ведомственных СЭД предусматривает создание цифровых копий практически всех входящих и внутренних документов на бумажных носителях, поступающих и обрабатываемых в организациях централизованно. В этих условиях государственным архивам предстоит определиться с целесообразностью приема на хранение от организаций-источников комплектования электронных копий бумажных документов, созданных самими организациями, при приеме на хранение соответствующих бумажных оригиналов. Решение этой задачи позволит сократить в будущем затраты на оцифровку поступивших на хранение в государственные архивы бумажных документов (аналогичный подход в 2012 году был реализован в отношении описей дел, которые должны передаваться в государственный архив как в бумажном, так и электронном виде).

6. С учетом предполагаемых изменений в организации кадрового делопроизводства, анонсированных Минтруда России, и активной проработкой в последние годы аналогичных подходов Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, управляющим документацией и архивистам нашей страны необходимо быть готовыми к возможным изменениям в сроках и порядке хранения документов по личному составу. Это потребует решения целого ряда научно-методологических и организационных проблем, связанных с формированием, описанием, экспертизой ценности документов по личному составу, деятельностью территориальных архивов и др. Важным в этих условиях видится и необходимость решения в перспективе вопроса приема на постоянное хранение в госархивы формируемой в органах соцзащиты «базы данных по личному составу», которая, без сомнения, станет ценным источником генеалогической информации.
Страницы: 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  27  28  29  30  31  32  33  34  35  36  37  38  39  40  41  42  43  44  45  46  47  48  49  50  51  52  53  54  55  56  57  58  59  60  61  62  63  64  65  66  67  68  69  70  71  72  73  74  75  76  77  78  79  80  81  82  83  84  85  86  87  88  89  90  91  92  93  94  95  96  97  98  99  100  101  102  103  104  105  106  107  108  109  110  111 
Архив по годам: 2018 | 2017 | 2016 | 2015 | 2014 | 2013 | 2012 | 2011 | 2010 | 2009 | 2008 | 2007 | 2006
Объявления
27 ноября 2018 г.
19 декабря 2018 г. БелНИИДАД проводит семинар «Делопроизводство и хранение документов по новым правилам» Подробнее >>
Новости сайта
27 ноября 2018 г.
Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов представляет фотовыставку к 110-летию со дня рождения А.Б. Обухович Подробнее >>
Новости отрасли
07 декабря 2018 г.
К 80-летию художника Василия Сумарева Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов и TUT.BY представили очередной выпуск совместного проекта "Это мы" Подробнее >>
30 ноября 2018 г.
29 ноября 2018 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Подробнее >>
28 ноября 2018 г.
Директор Департамента В.И.Кураш принял участие в торжественных мероприятиях, посвященных 100–летию государственной архивной службы Республики Татарстан Подробнее >>
27 ноября 2018 г.
Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов и TUT.BY представили очередной выпуск совместного проекта "Это мы" Подробнее >>
22 ноября 2018 г.
Коллектив БелНИИДАД поздравил заместителя директора института по научной работе, кандидата исторических наук Сергея Владимировича Жумаря с юбилеем Подробнее >>
21 ноября 2018 г.
В Москве состоялась ХХV Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики» Подробнее >>